Każda firma posiada i przetwarza codziennie wiele danych. Gromadzimy dane osobowe o naszych klientach, kontrahentach oraz pracownikach w ogromnych ilościach. Większość z nich to oczywiście dane poufne i mające strategiczne znaczenie dla firmy. Dlatego też należy przykładać szczególną uwagę do tego, aby w odpowiedni sposób dbać o ich bezpieczeństwo. W jaki sposób najlepiej to zrobić?
Nowe zasady, czyli RODO
O bezpieczeństwo danych osobowych pracowników dba ustawa RODO. Określa ona szereg wymagań, które należy spełnić, aby dane w firmie były bezpieczne. W dbaniu o RODO pomogą elektroniczne akta osobowe w systemie kadry i płace online wfirma.pl, które każde, nawet małe przedsiębiorstwo może wdrożyć do codziennego użytku. Elektroniczne akta osobowe, czyli inaczej e-akta to w pełni bezpieczne narzędzie pomocne w przechowywaniu wszystkich danych o pracownikach w formie elektronicznej. Zabezpieczają one dane przed zniszczeniem, utratą, czy też nieuprawionym dostępem. Co więcej, e-akta zabezpieczają dokumenty przed niepowołaną edycją oraz innymi zmianami. Dostęp do dokumentów w systemie mają tylko uprawnione osoby, których tożsamość jest weryfikowana za każdym razem. Warto też dodać, że e-akta dają nam możliwość szybkiego wyszukiwania informacji o pracownikach. Nie musimy ręcznie przeglądać teczek, czy też folderów. Program on-line szybko wyszuka dla nas niezbędne informacje. Niezależnie od tego, czy prowadzimy małą firmę, czy też duże przedsiębiorstwo, odpowiednia ochrona danych jest naszym obowiązkiem. Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować wysokimi karami pieniężnymi.
Jak jeszcze dbać o bezpieczeństwo danych osobowych?
Oprócz profesjonalnego programu do przechowywania danych w formie elektronicznych możemy również zdecydować się na inną formę ochrony danych osobowych w naszej firmie. Przede wszystkim należy pamiętać, że wszystkie dokumenty powinny być przechowywane w miejscu trudno dostępnym dla osób niepowołanych. Nie wolno dokumentów osobowych pozostawiać bez nadzoru osób upoważnionych do ich wglądu. Dlatego też dobrze jest wygospodarować zamykaną na klucz lub szyfr szafę i w niej umieścić wszelkie akta osobowe pracowników. Pamiętajmy też, aby sporządzić listę osób, które będą miały do tego miejsca dostęp. Każdy wgląd w dane osobowe powinien być odnotowany, chociażby poprzez podpis upoważnionego pracownika i datę na odpowiedniej liście. Jednak pamiętajmy, że powinno się odchodzić od papierowego przechowywania danych, a wykorzystywać metodę elektroniczną. Niewątpliwe kolejną ważną kwestią podczas ochrony danych jest, aby zadbać o kopie zapasowe danych. Pamiętajmy, że podczas elektronicznej archiwizacji danych osobowych oraz wszelkich ich kopii należy zadbać o bezpieczną transmisję danych i zaszyfrowane połączenie. Należy zwracać szczególną uwagę na aktualizację systemów zabezpieczających, takich jak antywirus, który chroni nas przed wirusami oraz szkodliwym oprogramowaniem. Zainfekowanie komputera wirusem może skutkować uszkodzeniem danych lub też całkowitą ich utratą. Dlatego nie należy oszczędzać na profesjonalnym oprogramowaniu antywirusowym. Co więcej, aby ułatwić sobie zarządzanie wieloma danymi osobowymi warto zdecydować się na nowoczesne programy CRM.
